ثبت اسناد

ثبت اسناد دارای دو مفهوم می باشد؛

• ثبت سند عقود و قراردادها و ایقاعات همچون وصیت و اقرارنامه ها
• اداره ای است که عهده دار ثبت املاک در کشور و ثبت سند عقود و قراردادها و غیره می باشد که در این مفهوم اصطلاح تفصیلی آن «ثبت اسناد و املاک» می باشد.

مواد مرتبط

• ماده 7 قانون ثبت اسناد و املاک
• ماده 46 قانون ثبت اسناد و املاک

آیین نامه ها و بخشنامه های مرتبط

• ماده 1 آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک

اقسام ثبت اسناد

ثبت اسناد از جهت اختیاری و اجباری بودن به دو قسم ذیل تقسیم می شود؛

ثبت اختیاری اسناد

قاعده آن است که ثبت اسناد، اختیاری است.

ثبت اجباری اسناد

در موارد ذیل ثبت اسناد اجباری می باشد:

• کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد.

• کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده است.
• همچنین در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفا‌تر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند ثبت اسناد ذیل اجباری است: ۱- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیرمنقوله که در دفتر املاک ثبت نشده. ۲- صلحنامه و هبه‌نامه و شرکتنامه.

فلسفه ی ثبت اجباری اسناد

فلسفه ی الزامی شدن ثبت اسناد فوق الذکر، جلوگیری از انجام معاملات معارض نسبت به اموال غیرمنقول می باشد.

دفاتر ثبت املاک

دفاتر لازم براي ثبت املاك و عده و نوع و ترتيب آن ها مطابق نظامنامه كه از طرف وزارت عدليه تنظيم می ‌شود معين خواهد شد. این دفاتر مذکور مصداق سند بوده و تعریف سند نیز بر آن ها قابل اطلاق می باشد.

دفاتر موجود در هر اداره یا دائره ثبت براساس ماده 1 آیین نامه قانون ثبت عبارتند از:

• دفتر املاک
• دفتر نماینده املاک
• دفتر املاک توقیف شده (بازداشتی)
• دفتر ثبت موقوفات
• دفتر گواهی امضاء
• دفتر سپرده ها
• دفتر توزیع اظهارنامه
• دفتر املاک مجهول المالک
• دفتر ثبت شرکت ها
• دفتر اسناد رسمی
• دفتر ثبت قنوات
• دفتر آمار و ثبت اظهارنامه.

مراد مقنن از دفاتر مذکور در ماده 7 قانون ثبت، تنها دفاتر کاغذی یا به عبارت دیگر معنای مادی آن نبوده است بلکه منظور از واژه دفتر، بخشی از یک موسسه یا نهاد بوده که انجام تکالیفی را عهده دار می باشد و بدین سبب که از ارکان اساسی سازمان تقسیم کار می باشد، در قانون ثبت، اداره ثبت به دفاتر متعددی تقسیم شده که هریک انجام وظیفه و تکلیف خاصی را برعهده دارند.