نماینده اداره ثبت

بر اساس ماده 84 قانون ثبت، در کنار سردفتر، شخص دیگری که نماینده اداره ثبت می باشد در دفتر اسناد رسمی حاضر می شود. همچنین اینکه وی همانند سردفتر، دارای دفتری می باشد که باید عین سند ثبت شده در دفتر سردفتر را در دفتر خویش نماید. وی باید در اوقات کار در دفتر اسناد رسمی حاضر باشد تا هر معامله و تعهدی (را) که واقع می‌شود پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر، در دفتر خود ثبت نماید. در هر یک از این دو دفتر باید نمره صفحه دفتر دیگری که سند در آن ثبت شده است قید گردد.

استثناء

لازم به ذکر است که استثناء این مسئله ماده 85 قانون ثبت می باشد که درصورتی که سردفتر، مجتهد جامع الشرایط باشد، حضور نماینده اداره ثبت در دفتر لازم نمی باشد. لازم به ذکر است که درحال حاضر برابر ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی، وظایف نمایندگان اداره ثبت در دفتر اسناد رسمی ازبین رفته است و دفتریار جایگزین این نمایندگان شده‌اند.