دفتر توزیع اظهارنامه

دفتر توزیع اظهارنامه، دفتری است که در حین ثبت عمومی پس از انتشار آگهی ماده ۱۰ قانون ثبت، نتیجه تحقیقاتی به عمل آمده و تاریخ، شماره ملک، نام کسی که اظهارنامه دریافت کرده بود و تاریخ برگشت اظهارنامه‌ها نیز در آن ذکر می‌شد که اگر با رعایت مقررات و دقت الزم تنظیم شده باشد، از نظر مراجعات بعدی و معرفی مستدعیان ثبت، میزان سهام آنها و نوع ملک، تاریخ پذیرش اظهارنامه، و موارد دیگر، دفتر فوق‌العاده با اهمیتی تلقی می‌شود که در واقع مخزن سابقه‌ی اظهارات مستدعی ثبت ملک است و در موقع اقدام به دریافت ثبت، این دفتر می‌تواند مالک عمل و تشخیص شروع مالکیت باشد و به همین سبب، متقاضی ثبت، باید کسی باشد که ملک در دفتر توزیع اظهارنامه به نام او تعریف شده یا ید متلقی او باشد و در اعترافات ثبتی نیز به عنوان دلیل مرجح استفاده شود. ولی به دلایل متعدد از جمله صرف وقت کم توسط نماینده و مأمور ثبت و عدم تحقیق و معاینه محلی کافی و اکتفا به اطلاعات کدخدا، ممکن است گفته شود که این دفتر قرینه بر مالکیت بوده نه اماره، و موجب ایجاد مالکیت برای شخص تعریف‌شده نسبت به ملک مورد نظر نمی‌شود، ولی حق اولویت (تحجیر) برای ایشان نسبت به تقاضای ثبت ملک ایجاد کرده که به راحتی نمی‌توان این حق را سلب کرد و نادیده گرفت و در موقع پذیرش ثبت ملک، باید به مندرجات آن مراجعه کرد، مگر اینکه شخص تعریف‌شده، متصرف نبوده و مندرجات دفتر واقعی با اوضاع واقع باشد.