دفتر اسناد رسمی

دفتر اسناد رسمی یا اداره ثبت اسناد به محل کار گروهی از وابستگان به ادارات ثبت که معاملات و عقود و اقاریر را ثبت می نماید، دفتر اسناد رسمی گفته می شود. دفتر اسناد رسمی در زبان تازی «مکاتب التوثیق» گفته می شود.

مواد مرتبط

• ماده 2 قانون ثبت اسناد و املاک

صلاحیت

برابر قانون دفاتر اسناد رسمی تنها در محل ماموريت خود می ‌توانند انجام وظيفه نمايند و اقدامات ‌آنها در خارج از آن محل فاقد اثر قانونی می باشد.

اقسام صلاحیت

صلاحیت محلی

موضع قانونگذار درخصوص ثبت املاک با ثبت اسناد در صلاحیت محلی متفاوت بوده و معیار و ملاک در ثبت املاک «محل وقوع ملک» می باشد. بدین مفهوم که ثبت املاک تنها در واحد ثبتی محل وقوع ملک به عمل آمده و ثبت در غیر محل مذکور فاقد اثر قانونی می باشد. به طور مثال ملکی که در تهران واقع شده است بر اساس این قاعده، تنها در اداره ثبت تهران قابلیت ثبت دارد و نمی توان آن را در اداره ثبت کرج یا قزوین ثبت نمود. اما بر اساس قاعده اول اگر سردفتر اسناد رسمی تهران در حوزه مأموریت خویش (تهران) اقدام به ثبت سندی نماید که موضوع آن سند در خارج از حوزه وی می باشد، چنین سندی دارای اعتبار و اثر قانونی خواهد بود. چرا که مامور بر اساس صلاحیت محلی خویش اقدام به ثبت نموده است.

صلاحیت ذاتی

همچنین باید توجه داشت که صلاحیت مأمور تنظیم کننده سند از شرایط رسمی بودن ثبت می باشد و این صلاحیت، صلاحیت ذاتی مأمور می باشد. به طور مثال اگر یک مامور برای ثبت سند در دفتر اسناد رسمی تعیین شده باشد، صلاحیت ثبت سند در دفتر املاک را نداشته و اگر برخلاف صلاحیت ذاتی خویش عمل کند، سند مزبور رسمی نخواهد بود

وظایف

برخی از وظایف دفاتر اسناد رسمی عبارت است از ؛

• در هنگام تنظیم هر نوع سند انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و غیره گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک را که به تایید مدیر یا مدیران ساختمان رسیده باشد از مالک یا قائم مقام او مطالبه نمایند و یا با موافقت مدیر یا مدیران تعهد منتقل الیه را به پرداخت بدهی های معوق مالک نسبت به هزینه های موضوع این قانون در سند تنظیمی قید نمایند.
• احراز هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می‌کند درصورتی که نسبت به هویت آنان تردید داشته باشد از طریق دو نفر از اشخاص معرف و معتمد که حضوراً هویت آنان را تصدیق نمایند.

اعضاء دفتر اسناد رسمی

هر دفتر رسمی اسناد مرکب است از یک نفر صاحب دفتر و لااقل یک نفر نماینده اداره ثبت اسناد. وی همانند سردفتر، دارای دفتری می باشد که باید عین سند ثبت شده در دفتر سردفتر را در دفتر خویش نماید. وی باید در اوقات کار در دفتر اسناد رسمی حاضر باشد تا هر معامله و تعهدی (را) که واقع می‌شود پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر، در دفتر خود ثبت نماید. در هر یک از این دو دفتر باید نمره صفحه دفتر دیگری که سند در آن ثبت شده است قید گردد. لازم به ذکر است که برابر ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی، وظایف نمایندگان اداره ثبت در دفتر اسناد رسمی ازبین رفته است و دفتریار جایگزین این نمایندگان شده‌اند.

لازم به ذکر است که استثناء این مسئله ماده 85 قانون ثبت می باشد که درصورتی که سردفتر، مجتهد جامع الشرایط باشد، حضور نماینده اداره ثبت در دفتر لازم نمی باشد. لازم به ذکر است که درحال حاضر برابر ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی، وظایف نمایندگان اداره ثبت در دفتر اسناد رسمی ازبین رفته است و دفتریار جایگزین این نمایندگان شده‌اند.

فلسفه و مبانی نظری

نکته حائز اهمیت این است که ضمانت اجرای مندرج در انتهای ماده 2 قانون ثبت در خصوص صلاحیت دفاتر اسناد رسمی، بر مبنای صیانت از حقوق عمومی می باشد و حتی نسبت به ارباب رجوعی که به سردفتر فاقد صلاحیت مراجعه نموده و نسبت به این امر جاهل می باشد نیز تسری می یابد.در خصوص اینکه آیا این ضمانت اجرا در ثبت الکترونیکی نیز جاری می شود و یا لازم است قانونگذار با توجه به پیشرفت های جهانی این قاعده را محدود نماید، لازم به ذکر است که در مواردی که حضور متقاضی ثبت نزد سردفتر الزامی می باشد از موضوع بحث خارج می شود اما در ثبت الکترونیکی مواردی وجود دارد که نیازی به حضور ارباب رجوع نداشته و لذا هیچ توجیهی برای اعمال این قاعده وجود ندارد.

نکات توضیحی

محل دفاتر اسناد رسمی در هر شهر یا بخش با معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت محل تعیین می گردد. در صورت ضرورت انتقال محل دفتر اسنادرسمی به محل دیگر در همان بخش یا شهر با تصویب ثبت محل صورت می گیرد. بر همین مبنا صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق نیز حق ندارند بدون کسب اجازه قبلی از ثبت محل از حوزه مأموریت خویش خارج شوند.

رویه قضایی

• نظریه شماره 7/1402/51 مورخ 1402/02/25 اداره کل حقوقی قوه قضاییه درباره نحوه پرداخت محکوم به از سوی دولت پس از صدور رای قطعی
• نظریه شماره 7/1402/93 مورخ 1402/05/20 اداره کل حقوقی قوه قضاییه درباره تفویض وکالت از سوی وکیل
• نظریه شماره 7/1401/1324 مورخ 1402/03/30 اداره کل حقوقی قوه قضاییه درباره اعمال حق تقدم محکوم له در توقیف اموال