سردفتر

به متصدی دفترخانه (دفاتر اسنادر سمی) سردفتر گفته می شود. به سردفتر، محضردار و صاحب محضر یا صاحب دفتر نیز گفته می شود.سر دفتر، مأمور عمومی است که در محل صلاحیت خویش، همه عقود و اعمال حقوقی و قضایی را که ذینفع بر حسب اختیار یا اجبار، اقدام به رسمی شدن آن ها می کند، ثبت می نماید.در واقع اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با‌ جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده میشود.همچنین گفته شده است تا زمانی که در مراکز استان کانون سردفتران تأسیس نشده نظر مشورتی دادستان شهرستان محل و در محلهای فاقد دادسرا نظر دادگاه بخش محل جلب خواهد شد. ‌

مواد مرتبط

• ماده 2 قانون ثبت اسناد و املاک
• ماده 86 قانون ثبت اسناد و املاک

صلاحیت

برابر قانون سردفتر تنها در محل ماموريت خود می ‌توانند انجام وظيفه نمايند و اقدامات ‌آنها در خارج از آن محل فاقد اثر قانونی می باشد. مورد دیگر مربوط به حدود صلاحیت سردفتران در حوزه ماموریت خویش آن است که آنان تنها مجاز به تنظیم اسنادی هستند که مخالف قوانین موضوعه و نظم عمومی و اخلاق حسنه نباشد.

اقسام صلاحیت

صلاحیت محلی

موضع قانونگذار درخصوص ثبت املاک با ثبت اسناد در صلاحیت محلی متفاوت بوده و معیار و ملاک در ثبت املاک «محل وقوع ملک» می باشد. بدین مفهوم که ثبت املاک تنها در واحد ثبتی محل وقوع ملک به عمل آمده و ثبت در غیر محل مذکور فاقد اثر قانونی می باشد. به طور مثال ملکی که در تهران واقع شده است بر اساس این قاعده، تنها در اداره ثبت تهران قابلیت ثبت دارد و نمی توان آن را در اداره ثبت کرج یا قزوین ثبت نمود. اما بر اساس قاعده اول اگر سردفتر اسناد رسمی تهران در حوزه مأموریت خویش (تهران) اقدام به ثبت سندی نماید که موضوع آن سند در خارج از حوزه وی می باشد، چنین سندی دارای اعتبار و اثر قانونی خواهد بود. چرا که مامور بر اساس صلاحیت محلی خویش اقدام به ثبت نموده است.

صلاحیت ذاتی

همچنین باید توجه داشت که صلاحیت مأمور تنظیم کننده سند از شرایط رسمی بودن ثبت می باشد و این صلاحیت، صلاحیت ذاتی مأمور می باشد. به طور مثال اگر یک مامور برای ثبت سند در دفتر اسناد رسمی تعیین شده باشد، صلاحیت ثبت سند در دفتر املاک را نداشته و اگر برخلاف صلاحیت ذاتی خویش عمل کند، سند مزبور رسمی نخواهد بود

وظایف

• یکی از وظایف دفاتر اسناد رسمی عبارت است از آنکه؛ در هنگام تنظیم هر نوع سند انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و غیره گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک را که به تایید مدیر یا مدیران ساختمان رسیده باشد از مالک یا قائم مقام او مطالبه نمایند و یا با موافقت مدیر یا مدیران تعهد منتقل الیه را به پرداخت بدهی های معوق مالک نسبت به هزینه های موضوع این قانون در سند تنظیمی قید نماید.
• از دیگر وظایف سردفتر آن است که در صورتی که تقاضای ثبت سندی بشود تحصیل اطمینان از هویت متعاملین یا طرفی که تعهد کرده را انجام دهد و اگر مشارالیه شخصاً آن‌ها را نشناسد باید بر طبق مواد قانون ثبت رفتار نماید و در صورت تخلف مشمول ماده ۱۰۲ این قانون خواهد بود. در راستای این تکلیف باید توجه داشت که ماده 46 قانون ثبت احوال، تنها شناسنامه های جدید جمهوری اسلامی ایران را ملاک احراز هویت می داند.همچین این امر در بند 1 بخشنامه شماره 2900- 79/1/30 کانون سردفتران و دفتریاران تهران نیز تصریح شده است که به شماره 1/3/34/229 مورخ 79/1/20 مورد تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قرار گرفته است.همچنین بنابر ماده واحده قانون راجع به رشد متعاملین، ملاک تشخیص سن اشخاص، شناسنامه می باشد. هرکس که مطابق شناسنامه 18 سال تمام شمسی را دارا باشد، رشید تلقی شده و دارای اهلیت می باشد. شایان ذکر است که مراد از اهلیت در اینجا، اهلیت استیفاء می باشد.

ضمانت اجرای تخلف سردفتر

هر‌گاه سندی به واسطه تقصیر یا غفلت سردفتر از اعتبار افتاده باشد مسئول مذکور باید علاوه بر مجازات‌های مقرر از عهده کلیه خسارات وارده نیز برآید. با تدقیق در ماده 68 قانون ثبت درخصوص ضمانت اجرای تخلف سردفتر آنچه مشاهده می شود آن است که تجمع ضمانت اجرا صورت گرفته. بدین بیان که برای تخلف از قانون، بیش از یک ضمانت اجرا پیش بینی شده است و آن، جبران خسارت سند و پرداخت جزای نقدی می باشد.

درخصوص جبران خسارت مذکور می توان چنین بیان داشت که این همان مسئولیت مدنی سردفتران اسناد رسمی می باشد که قانونگذار در مواردی پیش بینی نموده است.

مراد از «تقصیر» در ماده مزبور، ترک عملی است که شخص سردفتر ملزم به رعایت آن بوده و یا در ارتکاب عملی است که سردفتر در تنظیم سند از آن منع شده بود. درخصوص جزای نقدی که در مطالب فوق مورد اشاره قرار گرفت، لازم به ذکر است که درصورتی که احراز شود جرم موضوع این ماده ناشی از بی احتیاطی یا عدم رعایت نظامات دولتی و مقررات و قوانین ثبتی بوده است، جرم انتظامی یا تخلف انتظامی محسوب می گردد.

فلسفه و مبانی نظری

نکته حائز اهمیت این است که ضمانت اجرای مندرج در انتهای ماده 2 قانون ثبت در خصوص صلاحیت دفاتر اسناد رسمی، بر مبنای صیانت از حقوق عمومی می باشد و حتی نسبت به ارباب رجوعی که به سردفتر فاقد صلاحیت مراجعه نموده و نسبت به این امر جاهل می باشد نیز تسری می یابد.در خصوص اینکه آیا این ضمانت اجرا در ثبت الکترونیکی نیز جاری می شود و یا لازم است قانونگذار با توجه به پیشرفت های جهانی این قاعده را محدود نماید، لازم به ذکر است که در مواردی که حضور متقاضی ثبت نزد سردفتر الزامی می باشد از موضوع بحث خارج می شود اما در ثبت الکترونیکی مواردی وجود دارد که نیازی به حضور ارباب رجوع نداشته و لذا هیچ توجیهی برای اعمال این قاعده وجود ندارد.

رویه قضایی

• نظریه شماره 7/1401/1248 مورخ 1402/05/03 اداره کل حقوقی قوه قضاییه درباره عدم ثبت واقعه طلاق

کتب مرتبط

• مسئولیت کیفری سردفتران در حقوق ایران و فرانسه (آدابی)